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Como planejar seu orçamento?
A elaboração do orçamento é uma das mais importantes tarefas de um evento TEDx.
Claro, você não quer perder dinheiro.
Geralmente, você precisará pagar por parte de sua equipe,
sua locação, equipamento técnico, serviço de bufê e sistemas de comunicação.
Você pode obter receita com a venda de ingressos e patrocinadores.
Então, leve o tempo que precisar para planejar,
atualize seu orçamento frequentemente, e peça ajuda a outros organizadores TEDx.
Vamos dar uma olhada nos custos primeiro.
Um boa equipe é essencial.
Quanto mais tarefas você e seu time puderem fazer, melhor.
Para outras tarefas, tente envolver voluntários e convencer parceiros a trabalhar de graça.
Além disso, os palestrantes não são pagos. Essa é uma regra do TEDx.
Mas você terá de pagar por custos de viagem, acomodação e despesas de alimentação.
Para o evento, você precisa alugar um bom local.
Se for seu primeiro evento TEDx, inicie com um local de pequeno ou médio porte.
Melhor ter um auditório lotado, que lugares vagos.
Sempre inclua aluguel de equipamentos e custos de transporte em seu cálculo.
Lembre-se: lugares distantes envolvem altos custos com transporte.
Você precisa de seguro e licença?
Pense também nos custos de limpeza após o evento.
Sempre rascunhe uma ideia técnica do seu evento.
Você irá precisar de um sistema de apresentação ao vivo,
projetores, telas, microfones, som, luzes e laptops.
Para fins de gravação, você deve ter câmeras de vídeo configuradas,
Também procure um fotógrafo para tirar fotos.
Esteja atento: custos pós-evento são frequentemente subestimados.
Se você quer transmissão ao vivo, tenha uma conexão de internet rápida e confiável.
Verifique quais equipamentos já estão disponíveis e incluídos no local.
Você tem que alugar algum equipamento adicional?
Nos intervalos de seu evento TEDx, é bom providenciar comes e bebes.
Para calcular o custo do serviço de buffet,
multiplique o número de convidados esperados pelo custo por pessoa.
Decida sobre a quantidade e qualidade do serviço,
dependendo da hora do dia e duração do seu evento.
Para reduzir custos, o buffet pode ser substituído por lanches leves e petiscos.
Patrocinadores podem ajudar a reduzir o custo desse serviço.
Para atrair convidados, você deve projetar e produzir um pacote publicitário.
Um convite impresso por e-mail,
material publicitário, um site, emblemas e um livreto da programação.
Também, um "TEDx" logo para palco e telões.
É sempre bom trabalhar com um designer profissional.
Os resultados melhoram muito.
Calcule os custos de produção, correio, e possível colocação de anúncios.
Sua principal fonte de receita é a venda de ingressos.
Multiplique o número de possíveis participantes, não de assentos, pelo preço do ingresso previsto.
O preço dos ingressos deve ser razoavelmente baixo, para atrair um grande público.
Lembre-se de calcular o contigente de ingressos grátis
para palestrantes, equipe, imprensa e patrocinadores.
No fim, custos e receitas devem estar, é claro, equilibrados.
No entanto, patrocinadores podem dar um suporte financeiro adicional.
Antes de finalizar seu orçamento,
é sempre bom falar com outros organizadores para trocar ideias e experiências.
Boa sorte com os cálculos de seu evento TEDx.
[Produzido por TEDx Berlin]
[Produtor/narrador: Stephan Balzer]
[Ilustração: Marvin Clifford]
[Direção criativa: Marko Thorhauer]
[Som: Lars Damm]