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Se você for assistente de outra pessoa ou estiver substituindo seu gerente por uma semana,
talvez precise programar e coordenar eventos em nome de outra pessoa.
Neste vídeo rápido, usaremos o representante Dave e a gerente Meredith para mostrar como Dave pode se tornar representante do calendário de sua gerente
e enviar um convite para Frank, um colega de trabalho.
Para que isso seja possível, Meredith precisa conceder a Dave acesso direto às agendas que ele gerenciará.
Depois que o acesso for concedido, Dave poderá criar novos eventos para Meredith, editar eventos existentes e aceitar ou rejeitar convites em nome da gerente.
No entanto, ele não poderá alterar as configurações de conta do Google Agenda, acessar os contatos da gerente ou usar a lista de tarefas dela. Vamos ver como isso funciona...
Para conceder acesso a um representante, o gerente, que neste caso é Meredith, precisa primeiro fazer login no Google Agenda.
Ela clica no ícone de roda dentada e seleciona "Configurações" no menu.
Em "Agendas", Meredith seleciona a agenda que Dave poderá acessar e clica no link "Compartilhamento".
Meredith digita o endereço de e-mail de Dave, seleciona “Fazer alterações E gerenciar o compartilhamento” como o nível de permissão e salva as alterações.
Quando Dave faz login e abre a agenda, ele vê o nome de Meredith na lista “Minhas agendas”.
Os eventos de Meredith agora são exibidos na agenda de Dave, mas ele pode ocultá-los a qualquer momento clicando no nome da gerente.
Dave decide mudar a cor da agenda de Meredith para diferenciá-la de sua própria agenda.
Ele quer ser informado de alterações nos eventos de Meredith. Portanto, decide configurar notificações.
Ele abre o menu da agenda, clica em "Lembretes e notificações" e seleciona algumas opções.
É vital saber se eventos foram cancelados ou alterados de última hora. Portanto, Dave decide receber essas notificações como mensagens de texto caso se afaste do computador.
Dave também opta por receber a agenda de Meredith em sua Caixa de Entrada todas as manhãs para que possa planejar melhor seu dia.
Além de notificações sobre eventos novos ou alterados, Dave decide definir lembretes padrão para todos os eventos na agenda de Meredith.
Ele adiciona um lembrete que será exibido 10 minutos antes de cada um dos eventos de Meredith e outro lembrete que será enviado por e-mail uma hora antes de cada reunião.
Essas notificações e lembretes são visíveis apenas para Dave. Se Meredith quiser receber notificações ou lembretes de reuniões, ela precisará adicioná-los por conta própria.
Agora que Dave configurou a agenda de Meredith, ele está pronto para criar um evento para ela.
Dave cria um evento como de costume, mas, antes de salvá-lo, seleciona a agenda de Meredith em vez da agenda dele.
O evento muda de cor para mostrar que agora pertence à agenda de Meredith.
Dave edita o evento para inserir mais detalhes, convidar pessoas e criar uma vídeo chamada.
Quando Frank fizer login em sua conta, verá um convite na Caixa de Entrada, e o evento também será exibido na agenda dele.
Quando Frank abrir o convite, ele poderá ver que Meredith é a organizadora do evento, mas o convite foi enviado por Dave em nome da gerente.
Em caso de dúvidas, consulte nosso Centro de aprendizagem em learn.googleapps.com.