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Bem-vindo ao Smartsheet 101
Smartsheet é um aplicativo on-line sem igual
criado para ajudar você a monitorar qualquer tipo de trabalho.
No centro do Smartsheet está uma planilha,
flexível e fácil de usar como qualquer planilha,
mas uma planilha Smartsheet é muito mais poderosa.
O Smartsheet é um aplicativo on-line, parte da nuvem
e projetado para acesso e colaboração rápida e fácil.
Existe somente uma cópia dos dados e a sua equipe pode ver e
editar ao mesmo tempo em qualquer computador, smartphone ou iPad.
Qualquer planilha típica fornece
colunas chamadas A, B, C e assim por diante.
Mas com o Smartsheet, as colunas são tratadas de forma diferente.
Cada coluna possui um nome e uma finalidade específica
seja uma data ou status.
Você pode mover qualquer coluna em qualquer ordem e o Smartsheet
manterá perfeitamente as informações e dependências.
O Smartsheet também possui muitos recursos poderosos
que você não encontra em planilhas tradicionais.
Por exemplo, você pode armazenar arquivos facilmente
e acessá-los diretamente de dentro do Smartsheet.
Você também pode destacar alterações recentes
dentro de um período determinado
e monitorar essas alterações.
No Smartsheet, todos os recursos e ferramentas foram projetados para trabalhar
em conjunto para que você possa acessar seus dados de forma fácil e rápida.
Nós vamos mostrar rapidamente as diversas facetas do Smartsheet
e ajudar você a se familiarizar com a ferramenta
Vamos começar pelo layout.
Parte da simplicidade do Smartsheet é o layout.
No topo você pode ver o e-mail de login.
Clique nele para acessar o menu da conta.
Diretamente abaixo fica a guia Inicial, onde você pode
acessar todas as suas planilhas Smartsheet e mantê-las organizadas.
Qualquer planilha Smartsheet aberta
é exibida como uma guia ao lado da guia Inicial
Vamos ver as diferentes maneiras de se criar uma planilha Smartsheet.
Primeiro, você pode clicar na guia com o sinal de adição verde
e selecionar NOVA PLANILHA VAZIA.
A planilha vazia é bastante genérica e não possui colunas predefinidas.
Ser você preferir não começar do zero,
os modelos são uma forma rápida e simples de começar
usando colunas predefinidas e recursos de organização
projetados para um tipo específico de trabalho.
A planilha criada pode ser adaptada às suas necessidades.
A terceira opção consiste em importar dados existentes
de uma planilha, documento do Google ou arquivo do Microsoft Project.
Iss cria uma nova planilha Smartsheet
usando nomes de colunas obtidos dos dados existentes.
Vamos agora ver o Smartsheet em mais detalhes.
No lado esquerdo está a barra de ferramentas,
e no final estão as ferramentas específicas do Smartsheet.
Aqui é onde você acessa a maioria das ferramentas de colaboração.
Vamos começar pelas colunas.
Uma planilha Smartsheet é composta por colunas,
cada uma contendo um nome e um tipo de coluna.
O tipo de coluna ajuda o Smartsheet a entender melhor os dados,
mas é bastante flexível.
Mesmo que você atribua um tipo de coluna,
ainda é possível inserir qualquer valor que você queira.
Por exemplo, se eu estivesse trabalhando com uma coluna de datas
mas desconhecesse uma data, eu poderia inserir ASD.
Para acessar o menu de coluna,
clique no triângulo no topo para abrir o menu de coluna.
Esse menu contém opções para inserir ou excluir colunas
e editar propriedades de colunas.
Para mover uma ou mais colunas,
selecione as colunas e
arraste-as e solte-as no novo local.
Toda planilha Smartsheet possui uma coluna principal.
Seu título é exibido em negrito em comparação aos outros cabeçalhos de coluna.
O Smartsheet usa a coluna principal para descrever a linha.
Por exemplo, se você usar o recurso enviar linha,
o Smartsheet usará os dados da coluna primária
como linha de assunto no e-mail a ser enviado.
Ao configurar uma planilha, pense na
coluna principal como o título de cada linha.
No lado esquerdo da planilha
existem 3 colunas especiais que não podem ser movidas.
A primeira é para se adicionar um anexo a uma linha.
A segunda é para se adicionar uma discussão à linha
e a terceira é para se adicionar um lembrete à linha.
Mais para baixo na planilha estão as linhas com números de linha.
Selecionar e mover linhas funciona da mesma forma
que colunas.
Clique no cabeçalho da linha para selecioná-la
e mantenha Ctrl pressionado para selecionar mais de uma linha.
Em seguida, arraste e solte
para mover a linha para qualquer lugar na planilha.
Você verá uma pequena seta azul
apontando para onde a linha ficará ao ser movida.
Para acessar o menu de linha, clique no triângulo verde.
Aqui estão outras operações de linha como
INSERIR, EXCLUIR e outras.
Para inserir uma nova linha, pressione a tecla Insert no teclado
ou insira várias linhas usando o menu de linha.
Após criar uma planilha,
você pode inserir dados existentes por meio de copiar e colar.
Para colar informações no Smartsheet
de um aplicativo externo,
use (ctrl + c) para copiar e (ctrl + v) para colar.
Ao colar no Smartsheet,
se você clicar na célula e depois colar
os dados serão inseridos na célula e nas células adjacentes.
Se você clicar duas vezes em uma célula para colocá-la em modo de edição,
colar inserirá todos os dados na célula selecionada
Para inserir uma quebra de linha em uma célula,
mantenha a tecla Ctrl pressionada e pressione Enter.
Ao editar uma célula, pressionar Enter
passará para a célula imediatamente abaixo.
Você não precisa se preocupar em ajustar a altura das linhas,
pois o Smartsheet faz isso automaticamente com a quebra der texto.
É possível criar uma estrutura simples entre linhas.
Basta selecionar a sub-linha e usar a ferramenta de recuo.
Também é possível ocultar sub-linhas clicando no pequeno símbolo.
Para quebrar a estrutura simples, use o botão de recuo negativo.
Para formatar células, use os botões na barra de ferramentas à esquerda.
Aqui estão os estilos de texto,
fontes,
alinhamento,
cor,
número e fórmulas.
Para inserir o mesmo valor nas células adjacentes,
você pode arrastar e preencher
clicando no canto inferior direito de uma célula e arrastando
a borda para as células para as quais você deseja estender os dados.
Você pode anexar tantos arquivos quanto desejar a cada linha.
Clique no clipe na coluna de anexação de arquivos
e selecione os arquivos que deseja anexar.
Você pode carregar até 10 arquivos de cada vez, mas não existe limite total.
Se você precisar documentar e monitorar um grande volume de texto
grande demais para uma célula,
você pode adicionar uma coluna de discussão para colar os dados.
Discussões são uma excelente forma de se monitorar correspondências
e colaboração em itens específicos de uma planilha Smartsheet.
Para desfazer alterações basta clicar
no botão desfazer ou refazer na barra de ferramentas.
Também é possível usar (ctrl + z) para desfazer e (ctrl + y) para refazer.
Entretanto, quando você clica em salvar ou usa (ctrl + s),
não é mais possível desfazer alterações após salvar.
O Smartsheet faz com que seja fácil para outras pessoas
colaborar com você no seu trabalho.
No Smartsheet, todos os seus dados são
privativos até que você os compartilhe com outras pessoas.
Para compartilhar uma planilha, clique no botão de compartilhamento
na barra de ferramentas no final da planilha.
A janela de compartilhamento é aberta
Clique no botão compartilhar no topo da janela
e digite o endereço de e-mail das pessoas com as quais deseja compartilhar.
É possível enviar uma mensagem com o convite,
clique em compartilhar quando tiver terminado.
O destinatário receberá um e-mail contendo um link.
Quando esse usuário clicar no link, o Smartsheet será aberto no navegador.
Se o usuário não possui uma conta Smartsheet, ele receberá uma
conta gratuita e deverá definir uma senha.
A partir desse ponto ele poderá fazer login no Smartsheet
com seu endereço de e-mail e senha
sem que seja necessário possuir uma conta paga para colaborar em planilhas compartilhadas com ele.
Sempre que você digita um endereço de e-mail
para compartilhar ou enviar um item no Smartsheet,
o Smartsheet salva o endereço de e-mail na sua lista de contatos.
Para ver ou editar essa lista,
clique no seu e-mail no canto superior esquerdo
e clique em Meus contatos Smartsheet.
Você pode adicionar nomes aos endereços de e-mail
ou importar contatos de outra fonte como Google ou Outlook.
Quando você digitar as primeiras letras do nome ou e-mail de qualquer pessoa,
uma lista suspensa será aberta para facilitar a entrada dos dados.
Outra forma de permitir que outras pessoas vejam e editem a planilha inteira
é usar o recurso de publicação.
Clique no botão publicar abaixo.
Existem 3 opções diferentes para publicar a planilha inteira,
inclusive uma opção que permite que outras pessoas editem a planilha.
Aqui você pode usar o link de visualização para ver
o que um editor da planilha publicada veria.
Observe que eles podem alterar os valores da planilha.
Após compartilhar uma planilha, pode haver algumas linhas
ou colunas que você não deseja que outros editem.
Você pode usar o recurso de bloqueio para evitar que editores
editem linhas e colunas bloqueadas.
Somente pessoas com privilégios de administrador poderão
editar as informações bloqueadas.
E isso é o que um editor da planilha veria.
Observe que, quando uma célula é selecionada, a lista suspensa
não é exibida e a célula é destacada em cinza.
Também é possível enviar um instantâneo de toda a planilha
como um arquivo PDF ou Excel.
Basta clicar no botão arquivo e selecionar enviar como anexo
e escolher para quem você deseja enviar.
Se quiser que uma pessoa veja apenas parte das linhas na planilha,
envie um instantâneo usando o recurso enviar linha.
Selecione uma ou mais linhas e selecione enviar linhas no menu de linha.
Agora você pode escolher quem receberá as linhas.
Se desejar que outras pessoas atualizem a planilha
e elas não têm acesso à toda a planilha,
use o recurso de solicitação de atualização.
O e-mail que eles receberão mostrará as informações da linha
e conterá um link para que possam atualizar ou editar o item.
O recurso Smartforms permite criar um formulário simples para a web
que permite que outras pessoas insiram novas linhas de dados na sua planilha Smartsheet.
Quando você salva o formulário,
o link e o código de incorporação do formulário são exibidos aqui.
Você pode usar o link de visualização para acessar
e testar o smartform.
O smartform pode ser carregado com suas cores e logotipo pessoais.
À medida que você cria mais planilhas,
pode ser interessante organizá-las para facilitar o acesso e o compartilhamento.
Na guia Inicial, todas as planilhas criadas por você ou
compartilhadas com você podem ser encontradas e organizadas facilmente.
Quando você clica na pasta de planilhas à esquerda,
uma lista de planilhas é exibida à direita.
Você pode ordenar a lista clicando no cabeçalho de qualquer coluna.
Pastas são fáceis de criar e usar.
Clique em adicionar novo e selecione pasta.
Após criar a pasta,
você pode criar planilhas diretamente na pasta
ou arrastar e soltar planilhas existentes para a pasta.
Todas as planilhas criadas são privativas
a menos que sejam criadas em uma área de trabalho.
Com uma área de trabalho, você define as permissões uma vez
e tudo dentro da área de trabalho herda esses níveis de permissão.
Quando você clica no ícone de minha propriedade,
é exibida uma lista com todas as planilhas que você possui.
Quando você clica no ícone compartilhadas comigo,
é exibida uma lista com todas as planilhas de
propriedade de outras pessoas e compartilhadas com você.
O Smartsheet facilita manter você
a par de tudo o que você está monitorando.
Você pode definir lembretes para datas importantes
e receber notificações por e-mail.
Você pode configurar isso facilmente
para uma única linha
ou para colunas inteiras de datas.
À medida que outras pessoas fazem alterações em suas planilhas,
você recebe notificações por e-mail sobre
essas alterações por meio do recurso de notificação.
Você pode controlar a frequência dos e-mails que recebe
e especificar quais partes da planilha são importantes para você.
Observe que você não receberá notificações sobre alterações feitas por você.
Procurar e encontrar informações pode ser difícil,
principalmente quando você trabalha com outras pessoas
em diversos projetos.
O Smartsheet possui ferramentas específicas incorporadas com essa finalidade:
encontrar informações rapidamente.
O recurso para destacar alterações permite
que você veja facilmente as alterações efetuadas
no período que você determinou.
Isso torna fácil para você ver as atividades recentes na sua planilha.
Quando são feitas alterações, os valores de cada célula são armazenados
em um histórico de célula para que você possa rastrear seus dados.
Você não apenas encontra todos os valores inseridos para a célula
como também que inseriu e quando.
Pode ser necessário destacar alguns valores,
por exemplo, se existem itens com risco.
É possível usar o recurso de formatação condicional
para destacar a linha ou apenas uma coluna.
Isso só requer algumas regras simples rapidamente configuradas.
Para ajudar você a ver os dados da forma que preferir,
é possível ordenar as linhas em uma planilha
com base nos dados em qualquer coluna.
Se você quiser ver todos os itens relativos a algo específico,
é possível filtrar a coluna.
No menu de coluna, clique em filtrar coluna
e selecione os itens que deseja ver.
Agora somente as linhas que atenderem aos critérios serão exibidas.
Para desativar o filtro, clique em remover filtro.
O recurso de relatórios é similar à filtragem de colunas,
mas permite que você veja uma ou
todas as suas planilhas e exibir somente linhas
correspondentes aos critérios que você definir.
Isso torna fácil ver itens similares em diversas planilhas Smartsheet.
Por exemplo, você pode criar facilmente um relatório
para exibir todas as tarefas atribuídas a você.
As linhas retornadas são ativas.
Você pode atualizar qualquer linha no relatório
e, ao salvar,
as alterações serão salvas na planilha Smartsheet original.
Isso permite usar um relatório como uma lista de trabalho.
Com o recurso de pesquisa
é possível olhar todos os dados
nas planilhas e navegar rapidamente por eles.
Basta clicar no link de pesquisa
e digitar o texto a ser procurado.
Nos resultados da pesquisa você pode ir rapidamente ao item
que contém o texto que você procurou.
A exibição do calendário permite a você ver as datas na planilha
em um layout de calendário.
Isso permite ver dias com várias atividades
e dias sem atividades.
A exibição do gráfico de Gantt permite ver essas datas como um cronograma.
Isso permite a você ver rapidamente onde itens de linha se sobrepõem
ou onde existem intervalos entre eles.
Também é possível estabelecer dependências entre tarefas,
ou seja, o próximo item não começa
antes que o item anterior termine.
O painel permite ver de uma vez:
planilhas Smartsheet que você atualizou recentemente,
lembretes futuros,
linhas que você marcou como favoritas,
e uma lista rápida de coisas a fazer para tomar notas rápidas.
Obrigado por assistir a este curso de introdução ao Smartsheet
Para descobrir mais recursos no Smartsheet
ou para obter ajuda para um tópico específico,
clique no link de ajuda
para ver dicas visuais simples ao trabalhar no Smartsheet.
Você também pode ler tutoriais de ajuda
ou assistir a um vídeo mais especializado para uma ferramenta específica.
Tudo para ajudar você.
Se você tiver alguma idéia que deseje compartilhar,
gostaríamos muito de ouvir.
No Smartsheet, nós trabalhamos continuamente para
melhorar nosso produto ouvindo nossos clientes
enquanto melhoramos e criamos novas ferramentas para esta era digital.
E isso é o Smartsheet.